项目采购和合同管理是站在买者的角度，处理从外部获取货物或服务时遇到的各种问题，涉及采购规划、询价规划、询价、选择供应者，以及合同管理等过程。这些过程的工作量大小和复杂程度因项目而异。很多项目不需耗费太多的精力，而工程和国防等本身就是采购的项目却对此有很高的专业技术和经验要求。
20世纪80年代以来，技术的进步大大提高了生产率，而经济全球化则为利用外部资源提供了便利。利用外部资源可以取得他人的技术，减少资金的投入，克服进入他国市场的障碍，利用他人的地理优势，降低投资风险，利用他人满足客户的急迫要求，保证稳定的原料来源，提高交付能力等。要做到以上各点，项目管理人员必须提高采购和合同管理能力。
在利用外部资源时必须注意防止流失关键技术，避免在签订和清算合同等方面耗费过多的资金、时间和精力，设法帮助承包商、分包商和供应商降低成本。
一、采购和询价规划
（一）采购规划
采购规划就是考虑哪些资源（如人力、材料、设备等）须从外部取得，以及如何取得。许多研究或机构内部的小型项目都尽量利用本单位的资源，采购量不大，甚至无须从外部采购。但是，也有很多项目的主要工作需要由外人完成。世界上已经有许多采购方式。单就货物、工程和服务而言，就有国际或全国竞争性招标、有限招标、询价采购、直接签订合同等。当项目缺乏必要的人员和经验时，可以聘请他人代理。
对于待采购之物，应当考虑项目的要求、采购策略、技术要求、市场情况、项目其他方面的管理计划、制约条件和假设，以及技术的发展等。
采购规划经常要进行自制外购分析、利用专家的判断和选择合同的类型。
自制外购分析就是比较利用自身资源和从外部采购两种方式的利弊。采购规划结束时提出的采购计划应说明对欲采购的资源各个方面的具体要求，以便供应者判断自己能否满足这些要求。采购计划还应说明如何对采购过程进行管理。
（二）询价规划
询价规划（亦可称招标规划）就是对待采购之物提出具体的要求，查明有哪些来源可满足采购要求。制订询价计划时，要充分利用标准格式的招标文件，包括标准合同条件和要求说明书。标准格式能够合理地分配合同双方的要求、利益、风险和责任，可避免因不认真履行合同而增加成本，避免因双方缺乏信任而引起争议，可以降低选择承包人的成本，提高采购效率。标准格式还制订了防止腐败的条款。采购人员的道德品质是保证项目采购成功的先决条件。
询价规划应遵循如下原则：降低成本和提高效率、为所有的合格投标人提供机会、促进产业的发展、采购过程透明。对于公共项目，尤其应当如此。
在复杂的采购中，专家可以在如下方面发挥重要作用：确定采购和询价方针与程序；审查项目班子采购与询价能力、采购与询价计划、采购方式和采购（招标）文件；就采购文件和投诉提出处理建议；批准达到标准的采购文件；维护采购监督制度。
采购文件一般要说明评标标准、采购文件的审查办法和程序、评标过程和评标方法。
二、询价和招标
询价或招标就是让卖主根据采购文件的要求提出报价和建议。复杂的采购工作量大，耗费时间长，投入的资源多，需要具备专业知识和丰富的经验。
询价或招标一般应从记载卖主经验，财务状况和组织结构的名单中选择询价对象。询价可以利用投标人会议、刊登广告，以及其他多种形式，从有意的卖主方面取得建议书（标书、报价书）。
三、合同管理
合同管理就是确保卖主的工作满足合同要求，包括协调多个卖主之间的联系。项目管理人员必须正确认识自己采取和不采取行动的法律后果。当卖主履行了合同义务，完成了规定的工作，就要及时验收并向其支付款项。否则，卖方有权暂停工作，终止合同，甚至诉诸法律。
合同管理涉及项目管理的其他方面，例如监视承包商在费用、进度和技术表现；检查并核对其工作成果是否满足要求；保证变更经过有关方面的批准，并将其通知所有的有关方面。合同还应明确支付条款。
合同管理的基础是合同、卖主的工作结果，以及卖主各种开销的单据。因此，必须管理好与卖方之间往来的各种书面文件、合同变更和卖方的付款申请书等。
合同管理要取得成功，就必须建立和坚持变更控制、卖方付款申请审查和支付制度。项目管理人员还要定期写出进展报告，以便高层管理人员随时了解合同的履行情况。
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